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【企管】7大心法,打造高效远距团队

7大心法,打造高效远距团队

当团队成员采用更加自由丶弹性的工作模式,管理者如何知道员工是否全力投入工作,并准时完成任务呢?
远距工作团队的管理难题

当团队成员采用更加自由丶弹性的工作模式,管理者如何知道员工是否全力投入工作,并准时完成任务呢?原本在同一个办公室的成员,只需要抬头丶走几步路就能沟通厘清的问题,在虚拟网络中却需要花更多时间才能确认,效率反而变差了怎麽办?

美国线上协作工具平台ProofHub创办人卡斯雅普(Sandeep Kashyap)认为,管理远距工作团队常碰到的问题包含:管理者缺乏正确的沟通工具丶缺少问责方案丶管理者未尊重不同员工的工作时间安排丶团队成员没有明确的角色和任务丶难以追踪员工绩效丶团队内部缺乏凝聚力等。若是跨国团队,还会碰上时区不同,难以协调开会时间,以及文化差异的难题。

【企管】7大心法,打造高效远距团队
照片翻拍自网络
七大心法,打造高绩效虚拟团队
心法一:设定明确的期望

在面对面的沟通中,人们可以从对话的情境丶脉络丶脸部表情及肢体动作读出很多讯息,有时候不需要说太多话,主管及团队成员就可以达成共识。但是在远距工作模式中,你期待下属要完成什麽任务丶如何评估丶完成的期限等,管理者都必须说清楚丶讲明白,沟通愈直接,愈不会造成落差。

举例来说,当你期待员工必须「定期回报进度」,就必须明确地要求「每个礼拜一早上回报进度」,当你需要部属「尽快回信」,不妨具体指出「请在下午5点之前回覆」。不要假设员工都能完全掌握你的期待与需求,多确认丶多问他们问题,团队运作会更顺畅。

心法二:将目标拆解成小的任务

润米谘询董事长刘润建议,远距团队的管理者要将一段时间内要完成的目标,拆解为每一天要完成的任务。因为很多工作的周期可能是一周丶一个月,甚至更长时间,为了避免员工在远距办公时不懂得如何安排工作进度,管理者更需要把目标(Object)拆解成每日任务(Task)。

心法三:善用科技,提供正确工具

每次开线上会议时,团队成员才正在上传会议文档,浪费大家的时间等待?要求员工进入资料库,但怎麽都连不上公司内部网络?

科技工具是远距工作的重要基础,也是让团队得以顺利运作的关键之一。管理者可以拟定一份远距工作守则,详细说明在家工作时,网路如何设定丶资讯安全规范丶文件管理及协作工具丶小组讨论采用的通讯软体等,确保每个人都用对工具,人人都可以依循这份清单行事,减少许多无谓的沟通落差。

【企管】7大心法,打造高效远距团队
照片翻拍自网络
心法四:建立定期回报机制

当员工不在办公室时,管理者要如何确认员工在工作正轨上?许多公司喜欢在员工电脑中安装监视软体,或是采用强制开启视讯软体丶夺命连环call等策略,认为这样就能让员工保持警觉,不敢松懈。

远距工作的管理中,最重要的关键之一,就是必须信任员工,尊重员工对自己工作时间的安排。如果员工能够完美达成任务,又何必在意他下午3点去运动,晚上9点才开始工作呢?

但是这并不代表主管就不能过问员工的工作状况,你可以透过建立定期回报机制,精准掌握团队每位成员目前的工作进度。例如每天早上9点时,每位成员都必须透过语音会议或文字讯息,简报今日的任务目标丶专案目前的进度与碰到的困难等;到了晚上6点时,再请团队成员回报一次今日工作的成果,以及明日的任务目标。

心法五:与成员建立信任关系

Google曾针对 5,600 名员工进行调查,想知道在远距合作模式中,如何才能与面对面工作一样达到最大成效,而首要关键影响力,居然是在正式开会之前鼓励闲聊。

通常主持会议者希望「直接」进入议程,提高工作效率,但是Google 人力创新实验室经理 Veronica Gilrane指出,因为视讯会议的参与人不在同一个办公室,平常不容易有互动机会,无法进一步了解同事的工作计画与想法,主管在会议正式开始前,如果能先以「分享一下这周末做了什麽?」这类简单的闲聊来开场,能让领导者更了解员工状态,因而提高远距会议的成效。

心法六:确保沟通管道简单而顺畅

社会科学家 Joseph Grenny及 David Maxfield在《哈佛商业评论》撰文指出,当团队里的远距工作成员遭遇到常见的职场挑战时,84%的人表示,重要问题会拖延好几天或更长时间,47%的人则承认会放任问题拖延好几个星期丶甚或更久。

Joseph Grenny及 David Maxfield建议,主管必须维持「开放政策」(open-door policy),让远距工作的员工随时都能找到他们的主管,以处理急迫的问题,无论他们是在哪里工作,都能透过不同的科技工具(IM丶Slack丶Skype丶电子邮件丶电话丶简讯)保持双向沟通。当员工知道,你随时都愿意倾听他们的想法丶意见丶问题和疑虑,这种态度会让他们快速丶主动地提出自己面临的任何问题。一旦问题有效排解,员工对团队的满意度和忠诚度都会提升。

心法七:定期会面,凝聚团队向心力

根据盖洛普调查指出,全部时间在家工作的员工与完全在办公室工作的员工,之间的工作参与度有些微差距,相较於完全远距工作的员工,每周进办公室一至二天的员工在发展人际关系上的满意度更高。

主管和远距员工应该多久见面一次,并没有绝对的标准,但专家都认为,面对面的聚会,有助於非正式的沟通丶建立团队认同和凝聚力。如果预算允许的话,主管应该争取更多机会,让所有的团队成员定期在同一个地点碰面丶交流丶相互学习,在这些互动过中,增强团队合作默契。

转载自《天下杂志》

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