你真的懂管理吗？带人丶做事不懂「这个哲学」，迟早会阵亡
你真的懂管理吗？ 有时候，我也会忍不住介入细节，觉得「这种小事，还不如自己做完算了」。但实际上，这样的时间投资根本不符效益，而且是很笨的做法。所有主管都有个共同难题，就是时间不够用，每天会都开不完了，哪来时间做事？尤其是新手主管，刚接管理职，业务内涵立即大幅超过本来担任专业职时的范畴，一开始难免会手忙脚乱丶心浮气躁，不知道该从何开始。
掌握一个管理哲学：抓大放小
毕竟，不管什么部门，经理人都不可能每项工作事必躬亲。即使最龟毛的主管，也无法把每个细节都做到极致。所以如何妥善管理时间丶拟定优先顺序丶精准切中问题核心，就是管理上很重要的技术了。
找到节奏，拟定工作的优先顺序
每天进办公室，我做的第一件事，就是先在纸上写下「今天一定要完成」的事，连必须打电话给谁，我都会列出来。目的就是为了享受把「待办事项」划掉的快乐。
另外，我还有本专门拿来写 to do list 的黄色小本子，通常一至二个月就会换一本。这是用来记各种临时想到的待办事项，不见得是当天的事。对於我把目标变成实际可行的项目很有帮助。
所以，多工确实可能透过後天培养，并熟能生巧，愈做愈好。一开始，先试着让自己习惯「在同一时间处理不同问题」的节奏，慢慢地，脑中自然会建构出一个多层次的甘特图，渐渐发展出属於自己的因应之道，这是第一阶段。
第二阶段，则是训练自己拥有「层次分明的时间感」。这指的是清楚知道每项不同工作，在哪个关键时间点上，需要投注大量注意力。试着让自己不要顾此失彼，有意识地在重要事项上，投资心力跟时间。
最後一个阶段，也是最重要的一环，就是「决定优先顺序」。没有人能把所有事情都做到百分之百。你一定要有所取舍，摊开现阶段所有任务，要很清楚把「最重要的」丶「次重要的」，跟「相对不重要的」事项定义出来。
多工的前提，是你有办法掌握工作的优先顺序。
顾全大局，减少在细节上钻牛角尖
「抓大放小」的管理哲学，可以和「专注又分心」的多工本领相互呼应。你只要「顾全大局」，不要在细节上钻牛角尖。尽可能用最省时丶省力的方式来处理，好让自己有更多时间去思考大方向的执行策略。
举例来说，怎么要求饭店的清洁品质？每个主管都知道要「加强管控」。但我的方式是「小题大做」，每隔一段时间，我就带着所有主管「突袭」，把饭店的每层楼都走过一遍，一起把没有彻底清洁的地方找出来。
这么做，除了让负责同仁知道还有改进的空间，也不会因为时间久了就过於松懈。这件事不需要天天执行，也不必把它变成 SOP，只要偶尔一次，效果就达到了。看到总经理带着所有主管做楼层巡查，还把问题逐一记录下来，已充分带给大家自律的压力，让他们知道，高阶主管非常看重大家的工作成果。
虽然我称之为「抓大放小」，但并不是说小事不用管，只要做大事。而是指在处理细节时，要在瞄准大目标的前提下，有技巧地去做。
对高阶经理人而言，则需抓住经营核心就够了。员工是否适得其所？公司表现是否稳定成长？未来环境将如何变化？这些看清楚了，根本不需要斤斤计较员工几点下班，需要想的反而是「授权」的适宜性。
管太多，反而有损效率
来模拟一个情境当例子。对业务部门的专案，公司通常都有明确规章，要求达到一定程度的获利率，藉此控制成本。假如有个业务主管在外包部分项目後，专案获利率符合标准，更上层的主管，却觉得获利率还可以再提升，要求这位业务主管重新检讨外包人力成本，这么做适不适当？
帮公司省钱，当然是老板的着眼点。但若这位是资深业务主管，也许他宁可多花一点钱，因为对方是长期合作对象。执行时可以维持品质，降低沟通障碍，减少很多额外困扰。当你不见得知其然，就贸然出手干涉，反而会破坏与部属间的授权和互信。
但如果是新手主管，在这个案例上，老板也不见得是错的，藉此可引导主管更周全地思虑，例如，更全面地掌握这类外包业务的市场价格水准。所以，我一开始才说，授权有许多考量，无法一概而论，但「抓大放小」的原则不变，就是要着重大方向，尽可能让小细节的处理省时省力。
平时面对各馆总经理时，我会自我提醒尽可能展现「信任」，避免让他们觉得没有最终决定权。另外，组织中的决策，多是由中阶主管带着同仁先整理出几项方案，再跟上层讨论，藉此营造比较开放的沟通空间。
大多数人的管理盲点，是忘记从公司角度来检视事务的优先顺序，以及抓不准节奏，让专案太早或太晚才开始动工。我建议，一开始可以试着把每件事的进度表和甘特图列出来，全部摊开，对照长远目标，重新排列优先顺序。
乍看之下，这有点麻烦，却是个逼迫自己认清现实的方法。凡事靠感觉，很容易有偏误，透过图表，把模糊的工作进度量化後，执行时就会务实许多。
如果可以，最好适时和直属主管讨论，尽量避免「见树不见林」。无论做什么事，背後都有理由，但执行者很容易钻牛角尖，做到最後反而和目的背道而驰。在执行时，不要只看到细节，反而忘记工作的目的，甚至让枝微末节的考量，主导了对整件事的思维。
（本文整理丶摘录自《燃起主管魂》，天下杂志出版）
