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你真的懂管理吗?带人丶做事不懂「这个哲学」,迟早会阵亡

有时候,我也会忍不住介入细节,觉得「这种小事,还不如自己做完算了」。但实际上,这样的时间投资根本不符效益,而且是很笨的做法。所有主管都有个共同难题,就是时间不够用,每天会都开不完了,哪来时间做事?尤其是新手主管,刚接管理职,业务内涵立即大幅超过本来担任专业职时的范畴,一开始难免会手忙脚乱丶心浮气躁,不知道该从何开始。

掌握一个管理哲学:抓大放小

毕竟,不管什么部门,经理人都不可能每项工作事必躬亲。即使最龟毛的主管,也无法把每个细节都做到极致。所以如何妥善管理时间丶拟定优先顺序丶精准切中问题核心,就是管理上很重要的技术了。

找到节奏,拟定工作的优先顺序

每天进办公室,我做的第一件事,就是先在纸上写下「今天一定要完成」的事,连必须打电话给谁,我都会列出来。目的就是为了享受把「待办事项」划掉的快乐。

另外,我还有本专门拿来写 to do list 的黄色小本子,通常一至二个月就会换一本。这是用来记各种临时想到的待办事项,不见得是当天的事。对於我把目标变成实际可行的项目很有帮助。

所以,多工确实可能透过後天培养,并熟能生巧,愈做愈好。一开始,先试着让自己习惯「在同一时间处理不同问题」的节奏,慢慢地,脑中自然会建构出一个多层次的甘特图,渐渐发展出属於自己的因应之道,这是第一阶段。

第二阶段,则是训练自己拥有「层次分明的时间感」。这指的是清楚知道每项不同工作,在哪个关键时间点上,需要投注大量注意力。试着让自己不要顾此失彼,有意识地在重要事项上,投资心力跟时间。

最後一个阶段,也是最重要的一环,就是「决定优先顺序」。没有人能把所有事情都做到百分之百。你一定要有所取舍,摊开现阶段所有任务,要很清楚把「最重要的」丶「次重要的」,跟「相对不重要的」事项定义出来。

多工的前提,是你有办法掌握工作的优先顺序。

顾全大局,减少在细节上钻牛角尖

「抓大放小」的管理哲学,可以和「专注又分心」的多工本领相互呼应。你只要「顾全大局」,不要在细节上钻牛角尖。尽可能用最省时丶省力的方式来处理,好让自己有更多时间去思考大方向的执行策略。

举例来说,怎么要求饭店的清洁品质?每个主管都知道要「加强管控」。但我的方式是「小题大做」,每隔一段时间,我就带着所有主管「突袭」,把饭店的每层楼都走过一遍,一起把没有彻底清洁的地方找出来。

这么做,除了让负责同仁知道还有改进的空间,也不会因为时间久了就过於松懈。这件事不需要天天执行,也不必把它变成 SOP,只要偶尔一次,效果就达到了。看到总经理带着所有主管做楼层巡查,还把问题逐一记录下来,已充分带给大家自律的压力,让他们知道,高阶主管非常看重大家的工作成果。

虽然我称之为「抓大放小」,但并不是说小事不用管,只要做大事。而是指在处理细节时,要在瞄准大目标的前提下,有技巧地去做。

对高阶经理人而言,则需抓住经营核心就够了。员工是否适得其所?公司表现是否稳定成长?未来环境将如何变化?这些看清楚了,根本不需要斤斤计较员工几点下班,需要想的反而是「授权」的适宜性。

管太多,反而有损效率

来模拟一个情境当例子。对业务部门的专案,公司通常都有明确规章,要求达到一定程度的获利率,藉此控制成本。假如有个业务主管在外包部分项目後,专案获利率符合标准,更上层的主管,却觉得获利率还可以再提升,要求这位业务主管重新检讨外包人力成本,这么做适不适当?

帮公司省钱,当然是老板的着眼点。但若这位是资深业务主管,也许他宁可多花一点钱,因为对方是长期合作对象。执行时可以维持品质,降低沟通障碍,减少很多额外困扰。当你不见得知其然,就贸然出手干涉,反而会破坏与部属间的授权和互信。

但如果是新手主管,在这个案例上,老板也不见得是错的,藉此可引导主管更周全地思虑,例如,更全面地掌握这类外包业务的市场价格水准。所以,我一开始才说,授权有许多考量,无法一概而论,但「抓大放小」的原则不变,就是要着重大方向,尽可能让小细节的处理省时省力。

平时面对各馆总经理时,我会自我提醒尽可能展现「信任」,避免让他们觉得没有最终决定权。另外,组织中的决策,多是由中阶主管带着同仁先整理出几项方案,再跟上层讨论,藉此营造比较开放的沟通空间。

大多数人的管理盲点,是忘记从公司角度来检视事务的优先顺序,以及抓不准节奏,让专案太早或太晚才开始动工。我建议,一开始可以试着把每件事的进度表和甘特图列出来,全部摊开,对照长远目标,重新排列优先顺序。

乍看之下,这有点麻烦,却是个逼迫自己认清现实的方法。凡事靠感觉,很容易有偏误,透过图表,把模糊的工作进度量化後,执行时就会务实许多。

如果可以,最好适时和直属主管讨论,尽量避免「见树不见林」。无论做什么事,背後都有理由,但执行者很容易钻牛角尖,做到最後反而和目的背道而驰。在执行时,不要只看到细节,反而忘记工作的目的,甚至让枝微末节的考量,主导了对整件事的思维。

(本文整理丶摘录自《燃起主管魂》,天下杂志出版)

管理 A+高效主管

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