无论多忙,主管都要把员工放心上!4个做法让部属心甘情愿拚绩效

一早进办公室,就看到部属面色凝重丶不发一语,和平常开朗外向的性格判若两人,身为主管的你,会上前攀谈两句,还是视而不见?

《好主管一定要懂的2X3教练法则》作者伊藤守指出,比较好的做法是主动和部属聊一聊,了解对方是否需要帮忙。相较於「针对已经发生的状况」事後做出「回馈」(feedback),这种「事前就察觉异常徵兆,在状况发生之前提出因应对策」的「前馈」(feedforward),更能防患未然,也是主管对部属进行教练(coaching)的用意。

伊藤建议,想成为教练型主管,任务在於引导部属自动自发,找出解决问题的方法,而不是直接教导部属答案或下令指挥。这种「教练型对话」(coaching conversation)不仅能够为部属指点迷津,也有助於部属的自我成长,做法如下:

1. 鼓励部属发出求救讯号
其实多数部属都很希望能有更多机会和主管聊一聊,直接了解主管的想法。因此,主管可以事前徵得部属同意,或是释放出这样的意愿:「我们可以偶尔抽空谈个3分钟,聊什麽都行,不管是我找你丶或你找我都可以。」

2. 设定和部属讨论的时机
很多主管都会对部属说「有任何事情,都可以找我商量」,这种说法看似亲切,却显得不负责任,因为部属未必知道何时才能找主管。因此,主管可以向部属说明最理想的讨论时机,像是在部属写企画案或做简报前丶跑完客户後。

3. 每天花3分钟和部属聊一聊
身为主管,最好能营造部属方便找你聊一聊的环境:无论你再怎麽忙,只要部属找你,你一定优先处理;与部属谈话时,尽量控制自己的情绪,肢体动作也要注意,避免将双手环抱胸前(表示拒绝),或整个身体往後靠在椅背上(表示自大);交谈时,闭嘴仔细聆听部属说话,提醒自己「绝对不插话」。

最好是能每天抽出两个时间,每次拨出3分钟,针对部属的大小事,想一想也聊一聊,不要等到绩效评估(通常一年两次)才和部属沟通。

4. 每天想一想部属的大小事
由於许多主管往往把时间专注於达成组织赋予的目标,较难做到「观察部属变化丶提前掌握警讯」的日常功课,因此,伊藤提醒,主管应每天想一响部属需要那些指点,并充分把握「与部属沟通的黄金时间」,以免问题严重时,想再亡羊补牢,才发现为时已晚。

(本文出自《好主管一定要懂的2X3教练法则》,经济新潮社出版。)

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