身为主管,事情却多到没时间管员工?

领导者与团队成员差在哪?领导者该成为什麽样的人,对组织丶团队才是好的?

懂得「放手」才是领导者
在工作的世界中成为领导者的人,大多数都曾是优秀的选手(团队成员)。另一方面,在实务层面一路累积实际成果的人,很难摆脱「自己动手做更快」的思考方式。

如果只挑出在眼前的一项作业把事情做完就行了,那的确有时候自己做会更快。可是,当负责为团队整体思考的领导者自己动手处理个别作业,会把大部分的时间与集中力消耗在那件事上。俗话说见树不见林,如果不努力对作业放手并从更综观大局的角度来看事物,便无法达成处理团队的日常业务丶达成目标。

要努力克制「想自己做」的情绪
尽管说「自己动手做更快」,实际上速度有多大的差异呢?两倍?三倍?不过,总不会是五倍或六倍吧。只要试图独自一人做出成果,成绩很难超越优秀领导者率领的五丶六人团队。认为「自己动手做更快」的人,在本质上应该也明白这样的道理。

虽然如此还是不肯放手的原因是什麽呢?请试着确认自己心中是否存在着不愿放下某件工作的心情。举例来说,大家脑海中是否闪过「没有时间说明」这句台词?然而,这只不过是个藉口。大家应该明白应该节省的不是说明的时间,而是该减少自己今後继续做那一项工作的时间。

就算在道理上明白,有时却很难实际做到。这并非理论的问题,而是情绪上的问题吧。身为优秀的选手(团队成员),在作业过程自行学到如何迅速又正确地处理作业,因此非常了解亲自动手做的价值。另外,他们也很清楚完成作业後的成就感,并对表现得到好评感到自信。对作业(工作流程)放手,会伴随着失去这些的恐惧感。

可是既然当了领导者,该做的事自然不用多说,也请大家努力重新理解,身为领导者该学习的事物与受到评判的基准,和还是选手(团队成员)的时候截然不同。作为领导者要达成团队任务,是一件有许多辛劳之处的工作。不过,从中能学到很多作为选手时所学不到的东西,非常值得去做。

另一方面,有时即使无涉於情绪,的确也有无法放下的业务。为了挤出时间进行身为领导者的工作,这时候应该做两件事。

  • 在一天之中安排「思考」的时间
  • 不独自行动

1. 在一天之中安排「思考」的时间
面对急迫的期限默默作业这种行为会带来某种亢奋感。对於眼前作业的专注力提升,想要排除所有阻碍因素的心情会发挥作用。

处在这种精神状态下,一方面专注力会提升,另一方面视野会变得异常隘。举个极端的例子,碰到「孜孜不倦地手工完成所有作业要一小时,不过搜寻网路五分钟,说不定可以发现十分钟就能做完的方法」这样的情境,会发生舍不得花五分钟搜寻〈或是脑海中根本没浮现搜寻这个选项〉,专注於投入需要一小时的作业这种情况。冷静来看,这显然陷入了效率不彰的思维,但当事人大都没有自觉。

面对这种状况有效的技巧是「在一天之中安排『思考』的时间」。虽说是思考,也不需要胡乱安排一大段时间,有 15 分钟就够了。不管再怎麽忙碌,应该都挤得出这点时间。在这段期间,

别使用平常作业用的电脑,请以客观的角度思考自己与团队置身的状况丶正在做的事丶该处理作业的优先顺序等等。

安排时间思考,可以拓展变得狭隘的视野丶整理脑海中凌乱的想法。就算本来被逼得陷入「别无他法」的局面,思考後也会发现除了「不断动手做事」之外的选项。

再加上,「思考」会使脑海中模糊的念头形成「言语」。思考就是将念头化为言语。化为言语後,便能向他人「说明」。视情况或许原本一个人在做的事情,会变成由团队来共同经手。

2. 不独自行动
无法放下的作业,实际上是什麽样的事情呢?

和团队外的人协商丶调查某些事情并制作资料,其他要列举起来多不胜数。如果大家正独自做这些事,请先停下来,尽可能和其他人一起行动。去协商时「带一个人担任会议纪录」,制作资料的话「至少分出一页找别人制作」,如果有困难就「至少找人制作要放在那页资料上的素材来源」。

大家或许会觉得自己没准备好的话,无法透过该作业具体地传达某些讯息。尽管如此,在这样的合作过程中,即使只是小事应该也能传达给对方,随着次数增加,将在对方心中确实地累积某些经验。

而且,对方说不定会引出某些我们无法传达的东西。为了实现这一点,你必须告诉对方对於一起行动抱着什麽样的期待。

透过培养更多人学会本来只有自己能处理的作业,可以慢慢地将时间分配到领导者本来的工作上。

摘录自《没人教我怎麽当主管》
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