如何有效地开会

要做到对时间的统筹安排,另外一个方法就是:
集合听众,同样的事情只说一遍,
也就是【开会】。

会议可以说是我们不可缺少的一个沟通工具 ,
而且它非常有效,
它把相关的观众都集中起来,
同样的事情只说一遍就让观众都知道。

然而,我们要尽量减少开会的次数,
不重要的会议尽量不召开。
怎样衡量会议的重要与否,可以遵循以下的几点原则:

  1. 不需要口头传达的事情尽量不要开会,可以用文字资料来代替,像一些通知之类的,每个人发一份就行。
  2. 会议不要扩大。开小会就能解决的事情就不要开大会,会议的参与者都应该与这次的会议相关的人。
  3. 会议不要重复。需要全体人员参加的,开一次全体大会就行了。
  4. 注重会议的成功率。需要解决的问题,尽可能在一次会议中解决,不要拖到开第二次或第三次会议。可以采取施加压力的办法,事先声明问题不解决不散会,增强人员的急迫感。

任何事情,都有两面性的,
我们做事要把握好,不要走极端。

就拿开会来说,既不能不开会,也不能滥开会,
要做到开会就及时开,没必要的会议尽量避免,
这样才能达到最好的效果。

转摘自《我的第一本时间管理学》,ms 151
Source: Blogspot

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